Presentaciones en tiempo y forma

8:00 hoy tengo una presentación. Como siempre llego tarde, queda una hora y a duras penas he podido echarle un ojo, confío en que el material esté bien. Ayer se quedaron mis chicos hasta tarde, nunca me han fallado, y no creo que esta sea la primera vez. Mientras me ajusto la corbata y preparo mi mejor sonrisa mirándome en el espejo de la habitación, trato de recordar cual es exactamente el scope del proyecto.

8:50 Llevo más de media hora en un atasco y solo he mirado por encima el índice de la presentación en el ordenador que espera a mi lado, como pidiendo ser leído, pero tengo tiempo.

9:10 Quedan 20 minutos para la presentación, ya me están esperando, vamos a tomar un café y hablamos de trivialidades, ni siquiera he abierto el ordenador. Los clientes no me dan más de una hora, pero yo se que puedo sacarles algo más, la presentación tiene 100 transparencias y, aunque pase los índices sin pararme, tengo que explicar 70, puedo comerme fácil 40, pero las 30 restantes requieren al menos 2 minutos cada una, no puedo detenerme, hay muchos datos.

9:20 Estamos esperando en la puerta a que nos den los pases, tengo el ordenador abierto, parece que la estructura es la de siempre. Sabré hacerlo, quizá pueda sacarles media hora más. Van a quedarse con la boca abierta.

9:45 El equipo de dirección del proyecto en el cliente aún no ha llegado, está reunido. Tendré que recortar, pasar rápido a los datos y darles una buena lectura, es muy potente.

9:50 Entramos en la reunión, el jefe de equipo ya se está tirando de los pelos, yo no; saludo a todos uno por uno, tengo tiempo, voy a recortar algunos de los datos, ya se los pasaremos.

10:00 Tengo media hora... Empiezo a hablar...

10:15 Estoy corriendo como un galgo, pero ya llego a los datos, la calva del jefe de proyecto brilla, está nervioso. Llegamos a lo mejor...

10:30 Creo que puedo rascar 5 minutos más, no he contado nada. Los datos son prescindibles.

10:40 El cliente me corta, no hay más que rascar, voy por la página 50, el resto era paja, pero yo me he salido; soy increíble, sonrío, el cliente responde.

10:45 Salgo de la sala con la directiva charlando tranquilamente.

11:00 El jefe de equipo me mira exasperado. "¿Qué tal he estado?" la pregunta es retórica no necesito respuesta... La cara del jefe de equipo es un cuadro, no se puede creer que el cliente nos haya sacado un mes de proyecto gratis, y mucho menos que se haya quedado sin ver lo más importante, las decisiones estratégicas deberán esperar.

Estoy siendo muy radical, pero estas situaciones se dan, me ha pasado, más de una vez; yo no soy ni siquiera ese jefe de proyecto, pero si que he visto esa cara, y he sufrido ese trabajo extra, pero ¿por qué pasa esto? ¿Qué hacemos para evitarlo?

Primero, corta las presentaciones, una presentación de una hora debería durar 30 minutos, más 15 minutos más para decidir y el resto para hacer amigos.

Hay que centrarse, un objetivo claro y una dirección única y clara.

"Lo malo de tener demasiados proyectos es que al final pierdes el 'Norte', hay que tener muy claro el objetivo de la reunión, ir a tiro echo, llevar 4 transparencias mal contadas y convencer con cifras y datos que el cliente no sepa, pero que le interesen, nada de nimiedades y, por favor, poco texto en las traspas." Tweet